保険関係

保険代理店業務に係る個人情報保護方針

2022年4月1日改正

当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関係法令・ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取り扱います。

1.個人情報の取得について

当社は、業務上必要な範囲で、適法かつ公正な手段によって、個人情報(個人番号および特定個人情報を除きます。)を取得します。
(取得方法の例)
・保険契約の申込書、保険金請求書等、お客さまにご記入・ご提出いただく書類や、お客さまにWeb等の画面へご入力いただくことによる取得。
・お客さまのお問い合わせへ対応するために、お電話の内容を記録または録音することによる取得。

2.個人情報の利用について

・当社は、保険会社より保険業務の委託を受けた代理店であり、取得した個人情報(個人番号および特定個人情報を除きます。)を、当社の取引のある保険会社の商品およびこれらに付帯・関連するサービスのため、必要な範囲で適法、公正に利用します。
また、取得した個人情報を当社の営む保険代理店業務以外の業務に関する商品およびこれらに付帯・関連するサービスのご提供など必要な範囲で適法、公正に利用します(内容については、ホームページ(http://www.hnk-i.co.jp/)に記載しております。)。
お客さまとの電話対応内容(通話録音)については、 ご案内・資料発送等を正確に行うためのご連絡先の確認、お問い合わせ・ご相談内容等の事実確認、電話対応品質の向上にむけた社内研修やデータ分析の実施など必要な範囲で適法、公正に利用します。
上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等(電磁的記録を含む。)により通知し、またはホームページ(http://www.hnk-i.co.jp/)等により公表します。
なお、当社と取引のある保険会社が保有する個人情報に関しては、下記保険会社のホームページに記載されています。

・当社は、個人情報を第三者との間で共同利用し、また個人情報の取扱を第三者に委託する場合には、当該第三者につき厳正な調査を行ったうえで、秘密を保持させるために、適正な監督を行ないます。

3.第三者への提供および第三者からの取得について

当社は、以下の場合を除き、個人情報(個人番号および特定個人情報を除きます。)を事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供しません。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。)、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を確認し、記録したうえ、保管します。

4.個人データの安全管理措置

当社は、取扱う個人データ(個人番号および特定個人情報を含みます。)の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理や、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するため、以下のとおり適切な措置を講じています。
(1)基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
(2)個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
(3)組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検および監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対応する体制の整備
(4)人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育および訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
(5)物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器および電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄
(6)技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別および認証
・個人データの管理区分の設定およびアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等防止策
・個人データへのアクセスの記録および分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録および分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視および監査
(7)委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
(8)外的環境の把握
個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

5.個人情報の開示・訂正・利用停止等について

当社は、ご本人が自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止等を要求された場合、その理由や事実等を確認した結果に基づき、速やかに対応します。また、当社と取引のある保険会社が保有する個人情報に関しては、その保険会社にお取次ぎいたします。
※開示・訂正・利用停止等の請求については、開示等請求の手続きをご覧ください。

開示等請求の手続き

6.組織・体制

・当社は、個人情報管理責任者を任命し、個人情報の適切な管理を実施します。
・当社は、役員および従業員に対し、個人情報の保護および適正な管理方法についての研修を実施し、
日常業務おける個人情報の適正な取扱いを徹底します。

7.個人情報保護方針等の作成・実施・維持・改善

当社は、個人情報保護のため、本方針、および規程等を策定し、これを当社従業員その他関係者に周知徹底させ実施し、維持し、継続的に改善いたします。

8.センシティブ情報のお取扱い

当社は、政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいいます。)、労働組合への加盟、人種および民族、社会的身分、門地および本籍地、保健医療および性生活、犯罪歴、犯罪被害、刑事事件の手続、少年の保護の手続、その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する事項等に関する情報(以下「センシティブ情報」といいます。)を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
(1)法令等に基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに
対して協力する必要がある場合
(5)保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
(6)相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
(7)保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
(8) センシティブ情報に該当する生体認証情報を本人の同意に基づき、本人確認に用いる場合

9.個人番号および特定個人情報の取扱い

当社は、個人番号および特定個人情報について、取得・利用・第三者提供を行いません。

10.お問い合わせ・ご相談・苦情への対応

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に適切・迅速に対応いたします。
ご連絡先は下記の<保険代理店業務に係るお問い合わせ窓口>となります。また保険事故に関する照会については下記の<保険代理店業務に係るお問い合わせ窓口>のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。
なお、ご照会者が本人であることを確認させていただいた上で、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

<保険代理店業務に係るお問い合わせ窓口>

 

●東日本興業株式会社保険部
所在地 〒980-8534 仙台市青葉区一番町三丁目7番1号(電力ビル9階)
代表者氏名 東日本興業株式会社 取締役社長 長谷川 登
電話 022-261-5707
(受付時間:午前8時40分~午後5時20分  土日祝祭日および年末年始を除く。)
ホームページアドレス http://www.hnk-i.co.jp/
当社は、認定個人情報保護団体である一般社団法人日本損害保険協会、一般社団法人生命保険協会、一般社団法人外国損害保険協会の対象事業者です。各協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。

<認定個人情報保護団体の苦情・相談窓口>

 

●一般社団法人 日本損害保険協会 そんぽADRセンター(損害保険相談・紛争解決サポートセンター)
所在地 〒101-0063 東京都千代田区神田淡路町2‐105 ワテラスアネックス7階
電話 03-3255-1470
(受付時間:午前9時~午後5時  土日祝祭日および年末年始を除く。)
ホームページアドレス http://www.sonpo.or.jp/

●一般社団法人 生命保険協会 生命保険相談室
電話 03-3286-2648
所在地 〒100-0005 千代田区丸の内3-4-1 新国際ビル3階
(受付時間:午前9時~午後5時  土日祝祭日などの生命保険協会休業日を除く)
ホームページアドレス http://www.seiho.or.jp/

●一般社団法人 外国損害保険協会 事務局(一般社団法人保険オンブズマン)
所在地:〒105-0001 東京都港区虎ノ門3-20-4虎ノ門鈴木ビル7F
電話:03-5425-7963
(受付時間:午前9時~午後5時(12時~13時を除く) 土日祝祭日および年末年始を除く)
ホームページアドレス http://www.fnlia.gr.jp/

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