個人情報保護方針・特定個人情報保護方針

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個人情報保護方針
2005年 3月 1日 制定
2022年 4月 1日 改正

当社は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針にもとづき、「お客さま」「お取引先」、従業者、退職者およびその家族(以下、「従業者等」という。)に関して当社が保有する個人情報の保護に努めます。

1.法令等の遵守について

当社は、個人情報を取扱うにあたり、「個人情報の保護に関する法律」をはじめとする関連法令・ガイドライン(以下、「法令等」という。)および本方針を遵守します。

2.個人情報の利用について

当社は、お客さまおよび従業者等の権利利益を損なうことのないよう努め、お客さま、お取引先および従業者等からお預かりした個人情報について、以下の記載のとおりの目的で業務の遂行上必要な範囲で適法、公正に利用します。ただし、個人番号については、別に定める「特定個人情報保護方針」によります。
(1)お客さまの個人情報に関する利用目的について

(ビル事業部)
①不動産賃貸、管理等にかかわる契約の履行、情報、サービスの提供に関する業務
②不動産の保守・保全管理等にかかわる契約の履行、情報、サービスの提供に関する業務
③建設業に基づく建設工事の請負、設計および工事監理等にかかわる契約の履行、情報、サービスの提供に関する業務
④広報施設の運営・管理に係る契約の履行、情報、サービスの提供に関する業務
⑤その他これらに付帯する業務

(リース部)
リース契約、タイヤ販売などに関する以下の業務
①お問い合わせや資料請求などに対する各種提案に関する業務
②商品、サービスに関する宣伝物、印刷物、お知らせなどの営業活動に関する業務
③自動車等の新規・変更・移転および抹消登録等の手続きに関する業務
④自動車等の売却、廃棄その他処分に関する業務
⑤自動車等の定期点検・車検、リコールなどの情報提供に関する業務
⑥マーケティング活動、商品開発活動に関する業務
⑦商品開発またはお客さま満足度向上策を検討するためのアンケート調査に関する業務
⑧その他これらに付帯する業務

(保険部)
保険部は、別に定める「保険代理店業務に係る顧客保護等管理方針」によります。

(ホール部)
①電力ホール使用申込みに関する業務
②公演・イベント等の打合せに関する業務
③行政庁に対する搬入用リフト使用に伴う道路使用許可申請に関する業務
④行政庁に対する喫煙・裸火使用・危険物品持込承認申請に関する業務
⑤興行時の避難誘導に関する業務
⑥その他これらに付帯する業務

また、当社は不動産管理業、建築設計・監理業、建設業、広報施設運営・管理業、保険代理業、総合リース業、総合レンタル業、貸ホール業を営んでおり、取得した個人情報をこれらの業務に関する商品およびこれらに付帯、関連するサービスのご提供のため必要な範囲で適法、公正に利用いたします。

(2)お取引先の個人情報に関する利用目的
当社とお取引きいただいている取引先のみなさまの個人情報は、当社が行う、ビル事業、リース事業、保険事業、ホール事業およびこれらに付帯する事業における物品購買、工事付託、業務委託、代金のお支払いならびに関連する情報のお知らせ等のほか、取引先のみなさまへの当社事業活動に関する各種情報の収集・提供活動のために利用いたします。

(3)従業者等の個人情報に関する利用目的
当社は、次の利用目的のため、従業者等に関する個人情報を取得し、利用します。
また、利用目的の達成のために必要な範囲で適法、公正に第三者に個人情報を提供します。
①人事・労務管理および採用に関する業務
②賃金、賞与、退職金等に関する業務
③雇用保険、社会保険等に関する業務
④税・社会保障等に関する業務
⑤福利厚生等に関する業務
⑥安全・衛生、健康管理等に関する業務
⑦教育・研修に関する業務
⑧持株会に関する業務
⑨その他これらに付帯する業務

(4)利用目的の変更
  利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて変更いたしません。また、利用目的を変更した場合には、その内容を本人に対し、原則として書面等(電子的記録を含む)により通知し、またはホームページ(https://www.hnk-i.co.jp/)等に公表いたします。

3.個人情報の取得について

当社は、個人情報を取得するにあたり、適正な手段で取得するとともに、法令等により例外として扱われる場合を除き、利用目的をあらかじめ公表するか、取得後すみやかにご本人に通知または公表します。

4.個人データの安全管理措置について

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等を防止するために必要かつ適切な安全管理措置を講じるとともに、従業者等および委託先を適切に監督します。
また、当社は、保有する個人情報を利用目的の範囲内で、正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
(1)基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定します。
(2)個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定します。
(3)組織的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施します。
(4)人的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施します。
②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載します。
(5)物理的安全管理措置
①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施します。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施します。
(6)技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。

5.個人情報の第三者提供について

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。
(1)ご本人の同意がある場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
(3)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(4)利用目的の達成に必要な範囲で適法、公正に委託先に提供する場合
(5)学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6)その他法令等にもとづき第三者への提供が認められる場合

6.個人情報の開示、訂正、利用停止等について(従業者等に関する個人情報は除く)

当社は、ご本人から、当該保有個人データの開示、訂正、利用停止等のお申し出があったときは、次の各号の場合を除き、別に定める「個人情報の開示等請求の手続き」により遅滞なく回答します。
(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれがある場合
(2)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)法令に違反することとなる場合
なお、保険部は、保険代理店業務に係る「個人情報の開示等請求の手続き」により別に定めます。

開示等請求の手続き

7.個人情報保護に関する取り組みの改善について

当社は、本方針を実行するため、個人情報の取扱いに関するご相談やお申し出等に対する体制の整備等、個人情報保護に関する取り組みについて、定期的に検証し、継続的な改善に努めます。

8.個人情報の取扱いに関する苦情のお問合せ・ご相談窓口

当社における個人情報等の取扱いに関する苦情等のお問合せやご相談については、以下にお問合せください。

(相談窓口)
東日本興業株式会社 総務部 個人情報相談窓口
電話番号: 022-225-1191
代表メールアドレス:
ホームページ:https://www.hnk-i.co.jp/

特定個人情報保護方針
平成29年5月30日制定
2018年10月1日改正

1.法令等の遵守について

当社は、特定個人情報を取扱うにあたり、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」をはじめとする関連法令・ガイドラインおよび本方針を遵守します。

2.安全管理措置に関する事項について

当社は、特定個人情報の漏えい、滅失、毀損等を防止するために必要かつ適切な安全管理措置を講ずるとともに、従業者等および委託先を適切に監督します。また、特定個人情報の安全管理措置については、当社の「特定個人情報取扱規程」にて明確化し、保有する特定個人情報を利用目的の範囲内で、正確かつ最新の内容に保ち運用管理するよう努めます。

3.利用目的について

当社は、次の目的においてのみ特定個人情報を取得・保有・利用します。
(1)源泉徴収票作成事務
(2)雇用保険に関する届出、申請、請求事務
(3)健康保険・厚生年金保険に関する届出、申請、請求事務
(4)従業者等の配偶者に係る国民年金の第三号被保険者の届出
(5)持株会に係る金融商品取引関連法定書類の作成・提供事務
(6)財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書の申告書提出事務
(7)年金支給に関する届出、申請、請求事務
(8)個人住民税に関する届出、申請、請求事務
(9)報酬、料金等の支払調書の作成
(10)配当、剰余金の分配および基金利息の支払調書の作成
(11)不動産の使用料等の支払調書の作成
(12)不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成
(13)利子等の支払調書の作成
(14)その他法令等で定めるもの

4.特定個人情報の取扱いに関する苦情等のお問い合わせ・ご相談窓口

(相談窓口)
東日本興業株式会社 総務部 特定個人情報相談窓口
電話番号: 022-225-1191
代表メールアドレス:
ホームページ:https://www.hnk-i.co.jp/

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